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開會,開會,開了就會?──至關重要的會議規範
幾點關於開會的常見迷思:
.所有會議流程都照會議資料念一次,還需要開會嗎?
.開會,開會,開了就會?
.人來了就可以開會,還需要規範(規則)嗎?
.開會就是發號施令(傳達政令),還需要討論嗎?
.我只是小角色,反正長官說什麼都是對的!
最糟糕的會議是:
會而不議、議而不決、決而不行
開會到底有什麼意義?
開會的效率與執行決定團體(班級、學校、公司)的競爭力
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會議的定義:
三人以上,循一定規則,研究事理,達成決議,解決問題,以收群策群力之效者,謂之會議。
會議三原則:
1.民主原則
2.效率原則
3.一時一事原則(一時不議二事)
會議性質(Ⅰ)
.定期性:班會、例會、教學研究會、行政會議、校務會議畢典籌畫
.臨時性:突發狀況必須解決
會議性質(Ⅱ)
.行政會議:會議主席有最後裁定權
.民主會議:議案由與會者多數決定
召開會議的時機:
.重要的、緊急的議題
.需要集思廣益的
.無法私下協商的
參與會議者的資格:
.法定代表人
.了解實況的人
.有權做決定的人
.重大關係的人
.有投票權的人
★開會的條件:
.人數數額至少二分之一法定人員出席
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★會議的進行程序
.推選主席
.主席報告出席人數,宣布開會(簽到單之必要)
.主席報告議程(預定流程)及預定時間(如無異議,依預定程序開會,請留意議程安排的順序是否恰當)
.報告事項(可事先寫好,依序讓負責的主管說明或請出席者參閱即可)
.報告討論事項(提案討論)(前次決議執行狀況、本次預定討論事項,都需一一列舉)
.臨時動議(如遇選舉應提先進行)
.主席宣布散會
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會議準備事項備忘錄(前)
.蒐集整理會議所需提供的資料,請示主席(主持人)、洽詢與會人員適當之開會時間、地點,研擬議程與開會通知陳核
.分發開會通知(含會議附件)。
.佈置開會場所、備妥簽到簿、會議資料、空白發言條、會議所需的設備、用具。
會議準備事項備忘錄(中)
.簽到
.接待
.司儀(宣布會議程序、宣讀報告事項、提案 ……)
.控制發言時間
.錄音及紙筆記錄
.其他有關工作
會議準備事項備忘錄(後)
.整理會議記錄
.簽陳核定、函發各出(列)席單位與人員。
.依會議決議或結論按程序處理或執行。
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開會通知單製作
.看得見的:開會通知單的格式、內容與通知方式
.看不見的:發送的時間、出席者時間的協調、地點的預定、會議資料的準備(事前和會議進行間,平時建檔的功夫,編碼的必要)
製作開會通知單備忘錄
.開會通知單製作內容最少應包括:開會事由、時間、地點。
.開會通知方式:「個別通知」和「公告」(電話與電子郵件的必要性)。
.視路程遠近及交通狀況,儘早將通知送達給與會者。
.送發開會通知時,儘可能附送議程及有關資料。(尤其是資料多得嚇人時,現場閱讀與發送都會耗費時間,但涉及機密就另當別論)
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★議程的設計法則
.由重要到不重要:會議一開始就討論重要議題,以免會議時間過長延誤後面重要議題。
.由不尖銳到尖銳:將尖銳議題置後,使與會者建立默契和信任感,後段再接觸尖
銳議題,氣氛不至於尷尬。
.由容易到困難:使與會者逐漸融入會議進行的節奏,不會因一開始就接觸不熟悉的議題造成挫折感。
會議資料的附件
.附件依提案一一編號,依次羅列
.有些資料過於機密,不宜在會前提供
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會議進行中的主席任務
.鼓勵發言:讓與會者願意主動發言,說出想表達的意見。
.工作分配的促動:鼓勵與會者主動認領工作,以利工作執行。
.激發創意:腦力激盪,經驗分享,激發創意。
.主動提問:適時說明情況,使與會人員盡快了解問題狀況。
.掌握氣氛:讓與會者體會主席的關懷、包容與肯定外,營造會議的和諧的氣氛。
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會議紀錄的重要性
.議事的證據
.會議文書中最重要的一種
會議紀錄三個基本法
.議事錄:每一位發言者的發言都要詳實記錄(一般公司不這麼做,除非是議會、立法院或有特殊需要才會如此)
.速記錄:每一位發言者的發言簡潔扼要記錄
.決議錄:過程不記載,只記錄決議內容
★會議紀錄必要的內容
.會議名稱及會次
.會議時間及地點
.出席人姓名及人數
.列席人姓名(含請假人姓名)
.主席姓名
.紀錄者姓名
.報告事項
.選舉表決事項(選舉方法,票數及結果)
.討論事項(表決方法及結果)
.臨時動議
.其他重要事項
.散會(註明時間)
.主席及記錄分別簽名確認
紀錄要點提醒
..會議紀錄項目可依實際情況刪減。
.會議記錄宜全程錄音,以便會後整理。
.會議紀錄最後一欄「散會」,必須註明散會時間。
.會議紀錄整理好後,必須送給主席審閱並簽署,紀錄人員也要簽署。
會議紀錄三字訣
快:寫下發言者的內容時要快,不在乎字體或整齊度。
簡:省略贅詞,潤稿時通順即可,或以符號或英文代替繁複的中文字。
重:整合發言內容,記錄重點,融會貫通才能有效統整重點,不可斷章取義。
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結論:開會,真的不是開了就會
• 會議規範也不是說了就算
• 沒有準備的會議不會成功
• 開會通知和會議紀錄需要好好練習,經常撰寫
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【文章出處】
〈開會,開會,開了就會?──至關重要的會議規範〉
(編者註:順序及部分文字略有調整)
2017-06-13
網址:
https://po.hk.edu.tw/wp-content/uploads/2021/03/1060613%E6%9C%83%E8%AD%B0%E6%96%87%E6%9B%B8.pdf
作者:林香伶
【作者簡介】
林香伶,國立臺灣師範大學文學博士,東海大學中文系教授、東海大學教學資源中心主任、弘光科技大學通識教育中心副教授、弘光科技大學總務處文書組組長。專業研究領域為南社研究、近現代文學、古典詩詞、中國文學史、敘事理論與文學、俠義文學、實用文書、寫作教學、詩話學、創意思考與寫作、教材研究。
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