如是我聞：樵客老師的國文教學網站

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開會，開會，開了就會？──至關重要的會議規範


幾點關於開會的常見迷思：
．所有會議流程都照會議資料念一次，還需要開會嗎？
．開會，開會，開了就會？
．人來了就可以開會，還需要規範（規則）嗎？
．開會就是發號施令（傳達政令），還需要討論嗎？
．我只是小角色，反正長官說什麼都是對的！

最糟糕的會議是：
會而不議、議而不決、決而不行

開會到底有什麼意義？
開會的效率與執行決定團體（班級、學校、公司）的競爭力


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會議的定義：
三人以上，循一定規則，研究事理，達成決議，解決問題，以收群策群力之效者，謂之會議。

會議三原則：
1.民主原則
2.效率原則
3.一時一事原則（一時不議二事）

會議性質（Ⅰ）
．定期性：班會、例會、教學研究會、行政會議、校務會議畢典籌畫
．臨時性：突發狀況必須解決

會議性質（Ⅱ）
．行政會議：會議主席有最後裁定權
．民主會議：議案由與會者多數決定

召開會議的時機：
．重要的、緊急的議題
．需要集思廣益的
．無法私下協商的

參與會議者的資格：
．法定代表人
．了解實況的人
．有權做決定的人
．重大關係的人
．有投票權的人

★開會的條件：
．人數數額至少二分之一法定人員出席


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★會議的進行程序
．推選主席
．主席報告出席人數，宣布開會（簽到單之必要）
．主席報告議程（預定流程）及預定時間（如無異議，依預定程序開會，請留意議程安排的順序是否恰當）
．報告事項（可事先寫好，依序讓負責的主管說明或請出席者參閱即可）
．報告討論事項（提案討論）（前次決議執行狀況、本次預定討論事項，都需一一列舉）
．臨時動議（如遇選舉應提先進行）
．主席宣布散會


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會議準備事項備忘錄（前）
．蒐集整理會議所需提供的資料，請示主席（主持人）、洽詢與會人員適當之開會時間、地點，研擬議程與開會通知陳核
．分發開會通知（含會議附件）。
．佈置開會場所、備妥簽到簿、會議資料、空白發言條、會議所需的設備、用具。

會議準備事項備忘錄（中）
．簽到
．接待
．司儀（宣布會議程序、宣讀報告事項、提案 ……）
．控制發言時間
．錄音及紙筆記錄
．其他有關工作

會議準備事項備忘錄（後）
．整理會議記錄
．簽陳核定、函發各出（列）席單位與人員。
．依會議決議或結論按程序處理或執行。

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開會通知單製作
．看得見的：開會通知單的格式、內容與通知方式
．看不見的：發送的時間、出席者時間的協調、地點的預定、會議資料的準備（事前和會議進行間，平時建檔的功夫，編碼的必要）

製作開會通知單備忘錄
．開會通知單製作內容最少應包括：開會事由、時間、地點。
．開會通知方式：「個別通知」和「公告」（電話與電子郵件的必要性）。
．視路程遠近及交通狀況，儘早將通知送達給與會者。
．送發開會通知時，儘可能附送議程及有關資料。（尤其是資料多得嚇人時，現場閱讀與發送都會耗費時間，但涉及機密就另當別論）


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★議程的設計法則
．由重要到不重要：會議一開始就討論重要議題，以免會議時間過長延誤後面重要議題。
．由不尖銳到尖銳：將尖銳議題置後，使與會者建立默契和信任感，後段再接觸尖
銳議題，氣氛不至於尷尬。
．由容易到困難：使與會者逐漸融入會議進行的節奏，不會因一開始就接觸不熟悉的議題造成挫折感。

會議資料的附件
．附件依提案一一編號，依次羅列
．有些資料過於機密，不宜在會前提供


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會議進行中的主席任務
．鼓勵發言：讓與會者願意主動發言，說出想表達的意見。
．工作分配的促動：鼓勵與會者主動認領工作，以利工作執行。
．激發創意：腦力激盪，經驗分享，激發創意。
．主動提問：適時說明情況，使與會人員盡快了解問題狀況。
．掌握氣氛：讓與會者體會主席的關懷、包容與肯定外，營造會議的和諧的氣氛。


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會議紀錄的重要性
．議事的證據
．會議文書中最重要的一種

會議紀錄三個基本法
．議事錄：每一位發言者的發言都要詳實記錄（一般公司不這麼做，除非是議會、立法院或有特殊需要才會如此）
．速記錄：每一位發言者的發言簡潔扼要記錄
．決議錄：過程不記載，只記錄決議內容

★會議紀錄必要的內容
．會議名稱及會次
．會議時間及地點
．出席人姓名及人數
．列席人姓名（含請假人姓名）
．主席姓名
．紀錄者姓名
．報告事項
．選舉表決事項（選舉方法，票數及結果）
．討論事項（表決方法及結果）
．臨時動議
．其他重要事項
．散會（註明時間）
．主席及記錄分別簽名確認

紀錄要點提醒
．.會議紀錄項目可依實際情況刪減。
．會議記錄宜全程錄音，以便會後整理。
．會議紀錄最後一欄「散會」，必須註明散會時間。
．會議紀錄整理好後，必須送給主席審閱並簽署，紀錄人員也要簽署。

會議紀錄三字訣
快：寫下發言者的內容時要快，不在乎字體或整齊度。
簡：省略贅詞，潤稿時通順即可，或以符號或英文代替繁複的中文字。
重：整合發言內容，記錄重點，融會貫通才能有效統整重點，不可斷章取義。


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結論：開會，真的不是開了就會
• 會議規範也不是說了就算
• 沒有準備的會議不會成功
• 開會通知和會議紀錄需要好好練習，經常撰寫


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【文章出處】
〈開會，開會，開了就會？──至關重要的會議規範〉
（編者註：順序及部分文字略有調整）
2017-06-13
網址：
https://po.hk.edu.tw/wp-content/uploads/2021/03/1060613%E6%9C%83%E8%AD%B0%E6%96%87%E6%9B%B8.pdf
作者：林香伶
【作者簡介】
林香伶，國立臺灣師範大學文學博士，東海大學中文系教授、東海大學教學資源中心主任、弘光科技大學通識教育中心副教授、弘光科技大學總務處文書組組長。專業研究領域為南社研究、近現代文學、古典詩詞、中國文學史、敘事理論與文學、俠義文學、實用文書、寫作教學、詩話學、創意思考與寫作、教材研究。